Hvordan få varsel på mail ved ny søknad?

Saksbehandlere i Aktiv kommune kan få varsel ved nye søknader og ved endringer (nye kommentarer) i eksisterende søknader.  Det er utviklet ny funksjonalitet i Aktiv kommune. (januar 2020). Det er to forhold som skal lette arbeidshverdagen for saksbehandlere i Aktiv kommune. Dette er funksjonalitet som sørger for at: 

1. Saksbehandler kan få varsel (epost) når nye søknader kommer inn (eller omvendt; ta vekk varslene), og 

2. Saksbehandler kan få epost-varsel om endringer (nye kommentarer) tilknyttet eksisterende søknader. 

NB! Det er kun superbrukere i Aktiv kommune som kan legge inn disse innstillingene for de aktuelle saksbehandlere. (Eventuelt de saksbehandlere som har fått tilgang til «Innstillinger» i backend).

Få varsel ved nye søknader (eller omvendt; ta vekk varslene).

Motta varsel:

For å motta varsel om nye søknader på epost må følgende gjøres: 

1. Registrer rettighet for bruker på aktuelt bygg/anlegg (rolle: saksbehandler, eller administrator for et konkret bygg/anlegg – (ressursgruppe)) 

2. Still inn ønsket funksjonalitet under Innstillinger (Innstillinger -> Booking-> Innstillinger). 

Om bruker ikke har rettighet (tilgang) til aktuelt bygg/anlegg fra før, så får bruker rettigheten på denne måten:  Velg kommandoen:  BOOKING – >BYGG/ANLEGG- > RETTIGHETER (punkt 1 under) (Nynorsk-versjon: TILGANGAR)  Følgende bilde dukker opp: 

Søk opp aktuell saksbehandler i søkefeltet (punkt 3), og se om rettighetene for aktuelt bygg er der.   Dersom saksbehandler (bruker) mangler rettigheter på bygget, så velger du knappen «NY» (punkt 2 over).   Nytt skjermbilde dukker opp. Registrer ny rettighet slik; 

• Velg rolle (1) 
• Skriv og velg brukernavn (2) 
• Skriv og velg bygg/anlegg (3) 

• Og trykk lagre (4) 

Det neste som må registreres er hva du som saksbehandler ønsker å få av meldinger. For å få tilsendt epost-varsel når det dukker opp NYE søknader på aktuelt bygg/anlegg (og som saksbehandler alt har RETTIGHETER på – se over), gjør følgende:  (se neste side)  Sideskift  Velg kommandoen:  INNSTILLINGER – > (Dine innstillinger) og INNSTILLINGER (under «Booking») – punkt 2 i skjermbildet under. 

I neste skjermbilde velger du Email for valget: «Varsle ved ny søknad» (1) og trykk Lagre (2) 

Nå er det klart for å motta epostvarsler (nye søknader) for aktuelt bygg/anlegg. 

Fjerne varsler 

Ønsker du derimot ikke å motta epost-varsler ved nye søknader, velg NEI på dette punkt (se over)! 

Valgene «SMS og Email» og «SMS» bør ikke velges da det er kostnader ved å sende SMS, og dessuten har ikke alle kommuner som bruker Aktiv kommune konfigurert med SMS-utsending (og feil kan oppstå). Dette må i så fall avtales med Stavanger kommune, som forvalter og drifter Aktiv kommune.

Alle saksbehandlere BØR legge inn epostadresse (og eventuelt mobiltelefonnummer) for at systemet skal kunne sende epostvarsler til: