Saksbehandlere må enten inn daglig inn i Aktiv Kommune for å sjekke om det har kommet inn søknader om å leie, eller en kan sette opp epostvarsel Nye søknader finner du ved å navigere følgende : BOOKING – SØKNADER – SØKNADER Du har muligheten til å filtrere status på søknader, Les mer…
Du kan kopiere en eksisterende sesong til en helt ny slik at en slipper å legge til alle tildelingen på ny. Finn frem til den sesongen du ønsker å kopiere. Booking – Bygg/anlegg – Sesong Når du har valgt sesongen klikker du på ‘Endre’ og så ‘Kopier’ Du oppretter nå Les mer…
Saksbehandlere i Aktiv kommune kan få varsel ved nye søknader og ved endringer (nye kommentarer) i eksisterende søknader. NB! Det er kun superbrukere i Aktiv kommune som kan legge inn disse innstillingene for de aktuelle saksbehandlere. (Eventuelt de saksbehandlere som har fått tilgang til «Innstillinger» i backend). For å motta varsel om nye søknader på epost må følgende gjøres: Søk Les mer…
Til et utleieobjekt (en ressurs) må det defineres/knyttes til en sesong. En sesong er et gitt tidsrom som utleieobjektet/ressursen kan leies eller lånes ut. Det opprettes en sesong for hver ressursgruppe (bygg/anlegg), og sesongene varierer derfor fra ressursgruppe til ressursgruppe. En sesong har gjerne ulik oppstart og varighet. Det er Les mer…
En saksbehandler i Aktiv kommune skal i hovedsak kunne gjøre følgende oppgaver: motta og behandle søknader om leie, herunder: godkjenne søknader som er OK avklare og/eller justere søknader om nødvendig (i dialog med søker) avslå søknader – gitt prioriteringsliste, utleiereglement etc. opprette arrangementer og/eller faste tildelinger (og en skjelden gang Les mer…
En tildeling er i Aktiv kommune et leieforhold som gjentas regelmessing – vanligvis hver uke innenfor en sesong. Det opprettes vanligvis en sesong for hver ressursgruppe (bygg/anlegg). En sesong har alltid en gyldiget innenfor en fra/til dato, og må også ha minimum en rammetid (ukedag; med fra og til klokkeslett. Les mer…
Hvordan legge til et nytt arrangement Gå til: BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER. Velg «Ny» for å opprette nytt arrangement Du må legge inn følgende for å få lagre: 1. Aktiviteter2. Navn på arrangement3. Arrangør4. Bygg/anlegg(velg fra nedtrekksmeny)5. Ressurs(lokalet i bygget som skal leies)6. Dato/klokkeslett(man kan legge til flere datoer Les mer…
Noen ganger opplever vi at et bygg/et anlegg (altså en ressursgruppe) som er leid ut ikke kan leies ut på grunn av at noe utforutsett har skjedd. Du kan stenge ved å klikke deg inn på det aktuelle bygget å huke av for at det skal være inaktiv Du har Les mer…
Tildelinger for en sesong foretas i funksjon for sesongkalender i Aktiv kommune. Det vil allikevel kunne oppstå situasjoner der saksbehandlere ønsker å opprette tildelinger utenom sesongtildelingene. Mens et arrangement ofte er en type hendelse, er en tildeling gjentakende faste tider på ukedager for en organisasjon. Organisasjonen har gjerne søkt på Les mer…
For å legge inn nytt lag eller organisasjon trenger du organisasjonsnummer. Organisasjonsnummeret finner du i Brønnøysundregisterne. Når du har organisasjonsnummeret, går du inn på: BOOKING => ORGANISASJONER=> ORGANISASJONER Klikk ny for å legge til nytt lag eller organisasjon. Fyll ut informasjonen om organisasjonen: Feltnavn Hva skal gjøres her?/ Forklaring Organisasjon: Les mer…