For å bestille leietid på et utleieobjekt (et lokale, et anlegg eller utstyr), er følgende aktiviteter aktuelle:

StegAktivitet
1.Finn (og velg) ett eller flere utleieobjekt
2.Velg minst en leieperiode (dato; fra og til klokkeslett)
3.Fyll ut søknad (NB! ID-port-pålogging kreves underveis)
4.Motta bekreftelse på søknad
5.Eventuell korrigering av søknad
6.Eventuell sjekk av status for søknaden

Mer om de ulike stegene her:

1. Finn og velg utleieobjekt

Når du ønsker å leie et lokale, anlegg eller utstyr, så går du til nettsiden for Aktiv kommune i din kommune. Dersom du vet navnet på det du ønsker å leie (et lokalet, et anlegg eller utstyr) kan du skrive navnet på utleieobjektet i frisøkfeltet. Når du har skrevet det du ønsker, trykker du på enter eller klikker på
forstørrelsesglass Alternativt kan du velge og filtrere søket via «Velg kategorier»,
I begge tilfeller vil søkeresultat som matcher søkekriteriene dukke opp under søkefeltet.
Etter å ha funnet aktuell(e) utleieobjekt(er), så får du opp et nytt skjermbilde med informasjon om utleieobjektet.

2. Finn og velg leieperiode

Ønsker du å se ledig tid/hva som skjer på det aktuelle utleieobjektet kan det gjøres på to måter: 1) Klikk på kalenderknappen og velg tid
2) Gå ned på sida til du finn kalenderen der du vil kunne se ledige tidspunkt. Her vil kalenderen vise når ressursen/lokalet er booket av andre eller når det er ledig. Ønsker du å leie objektet gjøres dette ved å klikke på ønsket dag og tid i kalenderen, eller ved å klikke på
Du vil kunne søke på tid som alt er «opptatt», og saksbehandler vil likevel kunne tildele den tiden du ønsker gitt at kommunen ønsker å prioritere din aktivitet/ditt arrangement spesielt. Hva som skal prioriteres vil variere fra kommune til kommune, men som regel vil aktiviteter tilknyttet barn og unge ha fortrinn.

Du vil så sendt til et nytt skjermbilde for selve søknaden og må fylle ut nødvendig informasjon:

3. Fyll ut informasjon om aktivitet/arrangement

I søknadsskjemaet er det en rekke opplysninger som må fylles ut. De felt som er obligatoriske å fylle ut er merket med en stjerne (*)
FeltnavnForklaring/ Aksjon
(*) Velg leieobjektVelg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser du ønsker å leie.
(*) Velg leieperiodeVelg dato og klokkeslett for gjeldende leieperiode. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato . Alternativt kan du skrive i kommentarfeltet at du ønsker å leie/låne ressursen f.eks. tirsdager hver andre uke fra kl. 18 til 21.
(*) Målgruppe (for aktivitet/arrangement)Kryss av for hvilken hovedmålgruppe aktiviteten/arrangementet er rettet mot. Velg den aktiviteten som dekker best om flere valg er aktuelle.
(*) Navn på arrangement/aktivitetInformasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekkmenyen. Legg inn navn på aktivitet/arrangement slik det skal vises i kalenderen (om arrangementet er åpent for alle). Gi så en kort beskrivelse av aktiviteten/arrangementet i et eget felt «Kort beskrivelse av arrangement/ aktivitet»
(*) Navn på arrangør eller ansvarlig søkerSkriv inn navn på arrangør (lag/organisasjon) eller til den som er ansvarlig søker (over 18 år)
Hjemmeside for arrangement/aktivitetDersom det finnes en egen hjemmeside til arrangementet/aktiviteten, så kan man skrive inn hele nettadressen/URL-en her
Kort beskrivelse av arrangement/aktivitetSkriv inn det saksbehandler eller innbyggere trenger å vite om arrangementet.
Særlige behov knyttet til arrangement eller aktivitetDet som skrives her er meldinger til saksbehandler om særskilte behov
(*) Estimert antall deltakereOppgi forventet eller estimert antall deltakere.
«Last opp»Har du behov for å legge ved vedlegg/filer (et dokument, bilde) kan dette gjøres her.
(*) Juridiske betingelserDu må akseptere de juridiske betingelsene (utleievilkår) for å få lov til å leie.

Søknaden legger seg nå i «Søknadskurven», og du kan nå enten legge til flere søknader (leieobjekter/leieperioder), eller trykke på en av de to «Fullfør søknad» -knappene:

Etter dette må du logge på med din ID-portpålogging (du velger selv metode; enten det er BankID, MinID, BankID på mobil, Buypass, );

Bekreft deretter kontaktinformasjon og eventuell faktura-informasjon (om det er deg (privat arrangement) eller organisasjon som eventuelt skal betale. (NB! De fleste arrangementer er «gratis» i utgangspunktet, men dette varierer fra kommune til kommune)

Når søknaden er ferdig utfylt, sender du den ved å klikke på
send

4. Bekreftelse på mottatt søknad

Du vil så få et nytt skjermbilde med oppsummering av søknaden din. Øverst vil en tekst med grønn bakgrunn fortelle hva som skjer med søknaden. Du får også tilsendt en e-post som bekrefter at søknaden er sendt/mottatt, og hvor det ligger en lenke som du kan bruke ved behov (se punkt 5 og 6).
I noen få tilfeller kan det hende at denne e-posten havner i «Spam»-mappen på din e-postkonto. Dersom du ikke finner e-posten i «Innboksen», så kan du lete i «Spam»-mappen.

5. Eventuell korrigering på søknad

Skulle du ønske å endre på eller komme med tilleggs-opplysninger som du har gitt i søknaden, eller søke om et annet tidspunkt, så kan du enten
  1. klikke på lenken som ligger i e-post-svaret du fikk (se punkt 4 over)
eller 2) du kan gå inn via "Min side" og finne aktuell søknad:

Når du har kommet inn i søknadsskjemaet kan du skrive inn en ny kommentar eller legge ved en ny fil: Ved å skrive inn tekst i «Legg til en kommentar» , og
deretter trykke på «Legg til kommentar«,
så sender du de nye og oppdaterte opplysningene til saksbehandler.
. Se også avsnittet: kanseller søknad for hvordan du kansellerer søknaden (eller avbestiller eller avlyser bookingen om den alt har blitt godkjent av saksbehandler)

6. Eventuell sjekk av status for søknaden

Søknaden din vil normalt ha en av de følgende statuser;
  • Ny . Dette betyr at ingen saksbehandlere har tatt søknaden ennå
  • Under behandling. Dette betyr at en saksbehandler har tatt tak i søknaden, men at avgjørelse ikke er tatt ennå.
  • Godkjent. Dette betyr at søknaden din er godkjent – du må gjerne sjekke gom alle leietider (arrangementer) er opprettet og OK.
  • Avvist/avslått. Dette betyr at søknaden din dessverre er avslått. Vanligvis vil saksbehandler informere hvorfor søknaden ikke er godkjent.
Du vil kunne følge status til søknaden ved å trykke på lenken til søknaden som er oppgitt i en av e-postene du har fått i forbindelse med søknadsprosessen (se punkt 4 og 5 over) Du vil få en egen melding via e-post når søknaden blir «Godkjent» eller «Avslått«. Det nytter ikke å svare på e-postene du får fra systemet, men du kan sende meldinger til saksbehandler via systemet, se punkt 5 over.
Kategorier: Innbygger