Om utleieprosessen: Forstå strukturen til og bruken av Aktiv kommune

Oppbygning i Aktiv kommune, lokale forhold og utleieprosessen

Før Aktiv kommune kan tas i bruk må det opprettes en del grunndata. For å kunne gjøre dette på beste måte er det viktig at superbruker/systemadministrator kjenner til hovedprosessene i kommunens utleieprosess, og samtidig forstår oppsettet og strukturen i Aktiv kommune, og evner å tilpasse systemet til de lokale forhold. Med lokale forhold menes i hovedsak disse områdene:

• 1) Organisering og administrasjon. Hvordan er din kommune organisert, og hvem har ansvar for og oppgaver tilknyttet utleie av de ulike kommunale utleieobjekter (bygg, anlegg, utstyr)? Hvilke fagavdelinger er involvert (kultur, idrett, skole, helse, «grønn avdeling», etc.? Hvem skal være superbruker og hvem skal være saksbehandler? Svarene her vil påvirke hvordan systemet Aktiv kommune bør settes opp for din kommune
• 2) Hvordan er geografien og hvilke ressurser skal leies ut i din kommune? Hvilke områder og bydeler skal vises via Aktiv kommune, og hvilke ord og benevninger skal brukes? For eksempel: Et fotballanlegg kan ha et offisielt navn, men anlegget kan samtidig på folkemunne gjerne ha ett kallenavn. Hvordan bør da navngivningen da være? Lokalkunnskap om dette vil være «nøkkelen» for å få dette til på en god måte også i systemet, både når det gjelder inndeling av områder og navngiving på utleieobjekter.
• 3) Forstå utleieprosessen i din kommune. Hvordan bør utleieprosessen se ut, tilpasset ut i fra de lokale forholdene over? Utleieprosessen i din kommune; med alt fra vurderinger om hvilke utleieobjekter (rom, anlegg, utstyr) som skal leies ut og hvordan din kommune skal leie ut disse – til sluttrapporter/statistikker tilknyttet leieforhold og utleieobjektene må din kommune ha en viss formening om. Ved innføring av Aktiv kommune vil mange av utleieaktivitetene digitaliseres, og man må derfor «avlære» gamle (manuelle) arbeidsmåter.

aktiv-kommune@stavanger.kommune.no

Selv om Aktiv kommune dekker de sentrale prosessene i en utleieprosess, så støttes kanskje ikke alle deler av din kommunes utleieprosesser i systemet.
Noen (del)prosesser skjer gjerne utenom systemet; for eksempel det årlige tildelingsmøtet der idrettlagene får tildelt tid. Bare selve resultatene (rammetidene) fra dette tildelingsmøtet blir lagt inn i Aktiv kommune.

Nødvendige forberedelser for superbruker/systemadministrator

Nødvendige forberedelser for superbruker (systemadministrator) i Aktiv kommune inkluderer følgende aktiviteter:

1. Første gangs pålogging på systemet (for superbruker)
2. Justere og opprette brukergrupper og brukertilganger
3. Legge inn sentrale opplysninger i systemet (f.eks. kommunelogo, område/bydelsnavn)
4. Registerer epost-adresse til (lokal) support.
5. Legge inn epost-svar (bruk helst svar som andre kommuner har god erfaring med ; «beste praksis»)
6. Legg inn kategorier (eierforhold)
7. Legg inn gateadresser, eiendommer, bygg i Eiendomsmodulen:(Stavanger vil bistå med «maskininnlesning» via ulike Excelark om dette er aktuelt for din kommune)
8. Registrer ressursgrupper (bygg/anlegg) og tilhørende utleieobjekter (ressurser) i Bookingmodulen.
9. Avklar utleiereglement, utleieperioder (sesonger/rammetid)
10. Systemet er i seg selv klar til bruk; det som gjenstår er å lære opp saksbehandlere i kommunen og informere innbyggere og lag/organisasjoner om bookingsystemet.

Alt dette er beskrevet mer i detalj i installasjonsveilederen for superbrukere (Aktiv kommune Teams).

Eksempler om «beste praksis»

Underveis henviser vi til «beste praksis» og beskriver også eksempler på dette, både når det gjelder oppsett av systemet og selve bruken av Aktiv kommune. Hva som er «beste praksis» (når det gjelder oppsett og bruk av Aktiv kommune) vil utvikle seg over tid. Målet er hele tiden å forbedre og forenkle systemet – og dermed vil «beste praksis» vil endre seg over tid. Dette vil vi informere om ved hver oppdatering av systemet. Hva som er beste praksis vil også kunne variere noe fra kommune til kommune, en storby vil ha et annet oppsett og bruk av Aktiv kommune sett i forhold til en mindre kommune. Systemet er tilpasset de fleste behov og forhold for en kommune – uansett størrelse.

Sentrale bookingbegreper

I Aktiv kommune brukes det gjerne ord og uttrykk som kan oppleves litt «fremmede» for nye brukere og brukerkommuner. Under forklares bookingbegrepene sesong, rammetid, tildeling, interntildeling og arrangement. Det arbeides også med en ordliste som skal være til hjelp – både under installasjon og bruk av systemet. Ikke nøl med å ta kontakt med support i Stavanger om det er noe dere lurer på hva er for noe. Kontaktadressen er:

aktiv-kommune@stavanger.kommune.no

Noen sentrale begreper i Aktiv kommune er:

• Sesonger og rammetider
  En sesong er i Aktivkommune en bestemt tidsperiode som er avgrenset av en startdato og en sluttdato, mens rammetid er avgrenset av et fra og til klokkeslett for hver av de syv ukedagene. En sesong varer ofte et halvt år og inneholder ukentlige rammetider. Etter at en sesong er opprettet på en ressursgruppe (det vil si et bygg eller et anlegg), lages det en ukeplan med alle rammetider (det vil si den tiden som utleie kan skje). Denne ukeplanen gjelder ut hele sesongen.
  Et eksempel: En vårsesong for ressursgruppen/bygget Stavanger idrettshall kan for eksempel vare fra 1.januar 2018 til 30.juni 2018, og rammetiden kan settes fra kl. 08.00 til kl. 22.00 alle hverdager, og kl.13.00- 20.00 lørdager og søndager.
• Tildeling
  En tildeling er en avgrenset tid gitt til en organisasjon. Organisasjonen kan selv fordele denne tildelingen videre til sine undergrupper (via interntildelinger, se neste punkt).
  Et eksempel: Idrettslaget «Skjalg» får tildelt tid hver tirsdag fra kl. 16 til 22 (vårsesongen 2019) på en bestemt ressurs (f.eks. bane 1 i Stavanger idrettshall). Dette er en tildeling.
• Interntildeling
  Mens en tildeling registreres på en (hoved)organisasjon, registreres en interntildeling som regel til en (under)gruppe eller et lag i denne organisasjonen.
  Et eksempel: Representanter fra idrettslaget «Skjalg» interntildeler videre sin tildelte tid (se eksempel for «Tildeling» over) videre til sine undergrupper; jenter 2003 får tiden fra kl. 16 -18, og gutter 2005 får tiden fra kl. 18 – 20, og juniorene får tiden fra kl. 20-22 på den aktuelle tirsdagen. Av den ene tildelingen har altså «Skjalg» laget tre interntildelinger innad i klubben.
• Arrangement
  Et arrangement er enkeltstående hendelse over en eller flere dager. Et arrangement kan i systemet legges over tildelinger ved behov. Typisk vil et arrangement være enkeltstående konserter, idrettsarrangement, bydager, politiske valg osv.
  Et eksempel: På en bestemt tirsdag, den 13.februar, skal det være landskamp i Stavanger idrettshall, og Håndballforbundet søker om å få et arrangement den dagen. Arrangementet overstyrer tildelingen (og dermed også interntildelingene). Dermed må de tre gruppene i idrettslaget «Skjalg» enten avlyse sine treninger den aktuelle tirsdagen, eller finne alternative steder å trene på.