Opprette og administrere brukertilganger i systemet

For å kunne opprette, oppdatere og endre informasjon om brukere og brukergrupper, så må du være tildelt rollen som superbruker (administrator) i din kommune.

Opprette og endre bruker

ADMINISTRASJON -> ADMIN -> ADMINISTRERE BRUKERE

Skjermbildet som dukker opp ser slik ut (liste over brukere):

Her kan du vise, endre eller gjøre eksisterende bruker inaktiv. Når en saksbehandler eller superbruker ikke lenger skal ha tilgang til systemet, så anbefales det å gjøre brukeren inaktiv heller enn å slette brukeren. Da vil man kunne beholde historikk om saksbehandlingen.

Legge til ny bruker i Aktiv kommune

For å legge til ny bruker (saksbehandler eller superbruker) , velger du kommandoen:

ADMINISTRASJON -> ADMIN -> ADMINISTRERE BRUKERE

Og klikker på

I det nye skjermbildet som dukker opp fyller du ut aktuell informasjon om brukeren ( i arkfanen «Brukerdata» ):

Feltnavn	Hva fylles ut
Brukernavn:	Organisasjoner og privatpersoner anbefales å bruke sin e-postadresse som brukernavn. For saksbehandlere og superbrukere (ansatte i kommunen) anbefales det at disse får tildelt som kommunale bruker-ID også som brukernavn. Det skal på litt sikt bli mulig å knytte Singel Sign On (SSO) på løsningen for de kommuner som har dette.
Fornavn:	Fornavn på brukeren.
Etternavn:	Etternavn på brukeren.
Passord:	Passord brukeren skal bruke ved innlogging på siden.
Skriv inn passord igjen:	Gjenta passord.
Kontakt:	(brukes ikke)
Kan bytte passord:	Fjern haken dersom bruker ikke selv skal kunne bytte passord
Anonym bruker (vises ikke i sesjonslisten):	Hak av om bruker skal være anonym
Utløpsdato:	Når brukeren ikke lengre skal ha tilgang. Denne er satt til «aldri» som standard.
Kvote:	Kvote for hvor store filer brukeren kan laste opp.

Under arkfanen Grupper kan du hake av for hvilke grupper brukeren skal tilhøre. Minimum en gruppe må velges. Under arkfanen Applikasjoner gir du tilgang til moduler og definerer hvorvidt brukeren skal ha tilgang som bruker eller administrator.

Arkfanen «Applikasjoner» trenger normalt ikke brukes så lenge brukeren er tilknyttet minst en brukergruppe under arkfanen «Grupper»

Når du har fylt inn den informasjonen som skal inn, klikker du på

Brukeren er da lagt til. Du må klikke på Avbryt for å komme ut av skjermbildet.

Begrenset tilgang til Aktiv kommune

De tre rollene Saksbehandler, Superbruker (Systemadministrator) i Aktiv kommune har med noen unntak følgende rettigheter:

• Superbruker (systemadministrator) – Tilgang til å opprette nye, deaktivere/slette nesten alle typer elementer i Aktiv kommune
• Saksbehandler – Normalt kun tilgang til å endre på bookingelementer i Aktiv kommune.

Eksempel på elementer er; områder, bydeler, eiendommer, bygg, ressursgrupper, utleieobjekter (ressurser), organisasjoner, samt alle bookingelementer

Eksempel på bookingelementer er: ressursgrupper (bygg/anlegg), utleieobjekter (ressurser), organisasjoner , delegater

Saksbehandlere kan opprette nye organisasjoner, sende e-post, håndtere søknader og rapportere. For at en saksbehandler skal kunne administrere bygg, sesonger, ukeplaner, faktura og så videre, så må det gis utvidet rettighet (fortrinnsvis som «Superbruker» eller unntaksvis som «Systemadministrator»).
Gjennom kommandoen:

gis de enkelte brukerne rettigheter til å redigere ulike bygg, ressurser og sesonger.

Inaktivering av bruker

Brukere skal generelt ikke slettes fra systemet, men settes som inaktiv dersom de ikke lengre skal ha tilgang til systemet (Dette skjer fordi man må ta vare på historikk/logger i systemet). For å inaktivere en bruker velger du kommandoen:

ADMINISTRASJON => ADMIN => ADMINISTRERE BRUKERE

Søk opp aktuell bruker, og klikk deretter på Rediger for den aktuelle brukeren.

Klikk så på:

Brukeren er da inaktiv og har ikke lengre tilgang til systemet. Brukeren kan gjøres aktiv igjen om det blir aktuelt, for eksempel etter endt permisjon.

Brukergrupper

Første gang administrator logger seg på løsningen, bør det opprettes minst en gruppe for å gi brukere tilgang til Aktiv kommune på gruppenivå. Da er det mulig å gi tilgang ved at bruker blir meldt inn i en brukergruppe (saksbehandler, superbruker eller systemadministrator) heller enn å gi enkelttilganger til en ny bruker under arkfanen «Applikasjoner». Du gir en bruker tilgang til grupper via kommandoen: ADMINISTRASJON => ADMIN => ADMINISTRERE GRUPPER.

NB! Selv om det (teknisk sett) er mulig for superbruker å gjøre det, så bør det ikke opprettes egne brukergrupper i din kommune utenom de grupper som systemet leveres med. Er det likevel aktuelt, ta kontakt med Stavanger kommune i forkant.