Saksbehandlere må enten inn daglig inn i Aktiv Kommune for å sjekke om det har kommet inn søknader om å leie, eller en kan sette opp epostvarsel

Nye søknader finner du ved å navigere følgende :

BOOKING – SØKNADER – SØKNADER

Du har muligheten til å filtrere status på søknader, hvilket bygg de gjelder og hvilken aktivitet det gjelder. For å komme inn på den søknaden du skal behandle; klikk på det blå ID nummeret på den aktuelle søknaden.

For å kunne behandle søknaden må du først klikke på det blå flagget å «Bli saksbehandler»

Du har oversikt over dialogen mellom saksbehandler og søker til høyre øverst i skjermbildet. Du kan også se interne notater som er lagt til.

Godta søknad

Skal du godta en søknad, må du utføre følgende aktiviteter:

Det første som må til er at du under punktet Når?
må velge om søknaden skal være :

  • En tildeling (hvis en fast leietaker søker. Må være registrert som organisasjon). Her er det gjerne avtalt på forhånd at noen søker om fast tid, eller at det i søknaden spørres om dette tidspunktet kan gjentas
  • Et arrangement (det vil si engangsleie; mest vanlig å bruke).

Når denne informasjonen er dobbeltsjekket og alt stemmer med søknaden, har du tre helt ulike valg:
1. «Godkjenn», som lagrer endringene du har gjort og sender deg tilbake til søknaden,
2. «Tilbake» , som tar deg tilbake til søknaden uten at endringene lagres, eller
3. «Avbryt», som avbryter prosessen og tar deg helt tilbake til hovedsiden for arrangementer eller tildelinger.

Hvis den skal godkjennes klikker du på det og du blir tatt tilbake til søknad. En kan da se at et arrangement eller tildeling er opprettet.

Klikk så på det blå flagget øverst og du kan velge å «Godta søknaden»-

Avvise/avslå søknad?

Dersom søknaden ikke skal godkjennes (søker har ombestemt seg eller saksbehandler mener at søker ikke tilfredsstiller kravene til å leie), må saksbehandler avvise søknaden. Dette gjøres ved å klikke på det blå flagget og «Avslå søknad». Du må ha valgt å bli saksbehandler for søknaden før du kan avslå. Før du avslår kan det være greit å legge inn en kommentar via den grønne pilen for å gi en begrunnelse. Klikk på Avslå søknad. Begrunnelse på avslag kan du legge inn både før og etter en har avslått.


Sjekkliste:
Før en søknad kan godkjennes, bør saksbehandler sjekke at følgende punkter er ivaretatt:

NummerForslag til sjekkliste
1.Det må være ledig tid i kalenderen for den aktuelle ressursen. Vet du om andre,(mer prioriterte), søknader er på vei?
2.Søkerens kunde-ID må være registrert i økonomisystemet (Kunde-ID; er enten organisasjonsnummer (9 siffer), fødselsnummer(11 siffer) eller lokalt ressursnummer (for Agresso: 5 eller 6 siffer). Dersom dette ikke er tilfelle må du opprette aktuell kunde-id i økonomisystemet. Hvis søker er intern (ansatt i kommunen) skal han/hun oppgi ressursnummeret sitt.
3.Du må sjekke at søker får nødvendig og praktisk informasjon vedrørende leieforholdet. Dette gjøres ved å registrere informasjon i feltet «Legg til kommentar».
4.Pris skal være i henhold til prisliste og målgruppe. Om saksbehandler avviker fra prislisten og legger inn ny pris, skal det begrunnes i systemet for å sikre dokumentasjon. Dette gjøres ved å fjerne «0» som pris. Da vil feltet «Kommentar til ny pris» dukke opp.
For Agressobrukere/ Bergen: Ny Kunde-Id opprettes ved å fylle ut følgende skjema. Skjemaet sendes deretter på e-post til: agresso.kunde@bergen.kommune.no . Du trenger ikke vente på bekreftelse fra LRS for å kunne fortsette saksbehandlingen.

Booking av ressurser

Et utleieobjekt (en ressurs) kan bookes på to måter:

  1. En tildeling
  2. Et arrangement.

Forklaring:
En tildeling :
– er en gjentakende booking av en aktuell ressurs. Et eksempel: Ressursen «Sal 1» tildeles til et idrettslag hver torsdag kveld (fra kl. 18 til 22) og gjelder hele eller deler av en sesong.
– vises som opptatt i kalenderen.
– kan ikke dobbeltbookes.

Et arrangement :
– er et enkeltarrangement på en bestemt dato og klokkeslett, og vises som opptatt i kalenderen.
– kan ikke dobbeltbookes.
– kan bookes/legges over en tildeling/interntildeling.

Et arrangement vil altså «overta plassen» i kalenderen for aktuell ressurs, f.eks. torsdag 6.februar kl. 19-22. Og dersom det finnes tildelinger eller interntildelinger i aktuelt tidsrom fra før, så må saksbehandler avlyse/kansellere den opprinnelige tildelingen/interntildelingen.

Prosesskart for behandlingen av søknader som er arrangementer (korttidsleie; en bestemt kveld eller dato) finner du her.

Prosesskart for behandling av søknader som er en tildeling (langtidsleie som gjelder for en hel sesong) finner du her.

Kategorier: - Søknadsbehandling