Prosesskart for behandlingen av søknader som er arrangementer (korttidsleie; en bestemt kveld eller dato) finner du her.

Prosesskart for behandling av søknader som er en tildeling (langtidsleie som gjelder for en hel sesong) finner du her.

Søknadsbehandling

Saksbehandlere må daglig inn i AktivKommune for å sjekke om det har kommet inn søknader om å leie de respektive bygg/anlegg vedkommende har ansvar for.

Nye søknader finner du ved å bruke kommandoen:

BOOKING => SØKNADER

Skjermbildet ser da slik ut:

Under filter
kan du velge status, bygg/anlegg og aktiviteter.

Velg status «NY».
Deretter kan du, om ønskelig, skrive inn navnet på enkelt-bygg/anlegg som du vil se nye søknader for.
Du kan også filtrere søknader etter aktiviteter (toppnivå; f.eks idrett eller kultur).
Du kan kombinere de tre filtreringsmetodene om ønskelig.

Bli saksbehandler

For å starte saksbehandlingen av en søknad, så klikker du først på selve søknaden, og deretter på
på toppen av skjermbildet.

Bli saksbehandler

Dette vil sende deg ned til bunnen av siden (søknaden) hvor du må klikke på

Bli saksbehandler

Du må være saksbehandler for å kunne godkjenne eller behandle den aktuelle søknaden.

Når du er blitt saksbehandler, kan du enten
godkjenne søknaden ved å tildele passende utleieobjekter/ressurs(er) for leieforholdet og sette leiepris, eller
avslå søknaden, og sende ved relevant informasjon om avslaget.

Godkjenne søknad

Skal du godkjenne en søknad, må du utføre følgende aktiviteter:

Det første som må til er at du under punktet Når?
må velge om søknaden skal være :

  • En tildeling (hvis en fast leietaker søker. Må være registrert som organisasjon)
  • Et arrangement (det vil si engangsleie; mest vanlig å bruke)

(se nærmere forklaring under Booking av ressurser nedenfor).

Valget ditt her sender deg til et nytt skjermbilde, og i dette skjermbildet må du fylle inn aktuell informasjon om tildelingen eller arrangementet.

Når denne informasjonen er fylt ut, har du tre helt ulike valg:
1. «Godkjenn», som lagrer endringene du har gjort og sender deg tilbake til søknaden,
2. «Tilbake» , som tar deg tilbake til søknaden uten at endringene lagres, eller
3. «Avbryt», som avbryter prosessen og tar deg helt tilbake til hovedsiden for arrangementer eller tildelinger.

Sjekkliste:
Før en søknad kan godkjennes, bør saksbehandler sjekke at følgende punkter er ivaretatt:

NummerForslag til sjekkliste
1.Det må være ledig tid i kalenderen for den aktuelle ressursen. Vet du om andre,(mer prioriterte), søknader er på vei?
2.Søkerens kunde-ID må være registrert i økonomisystemet (Kunde-ID; er enten organisasjonsnummer (9 siffer), fødselsnummer(11 siffer) eller lokalt ressursnummer (for Agresso: 5 eller 6 siffer). Dersom dette ikke er tilfelle må du opprette aktuell kunde-id i økonomisystemet. Hvis søker er intern (ansatt i kommunen) skal han/hun oppgi ressursnummeret sitt.
3.Du må sjekke at søker får nødvendig og praktisk informasjon vedrørende leieforholdet. Dette gjøres ved å registrere informasjon i feltet «Legg til kommentar».
4.Pris skal være i henhold til prisliste og målgruppe. Om saksbehandler avviker fra prislisten og legger inn ny pris, skal det begrunnes i systemet for å sikre dokumentasjon. Dette gjøres ved å fjerne «0» som pris. Da vil feltet «Kommentar til ny pris» dukke opp.
For Agressobrukere/ Bergen: Ny Kunde-Id opprettes ved å fylle ut følgende skjema. Skjemaet sendes deretter på e-post til: agresso.kunde@bergen.kommune.no . Du trenger ikke vente på bekreftelse fra LRS for å kunne fortsette saksbehandlingen.

Når dette er gjort kan du trykke på Godta søknad. En melding sendes da til søker om at søknaden er godkjent.

Avvise/avslå søknad?

Dersom søknaden ikke skal godkjennes (søker har ombestemt seg eller saksbehandler mener at søker ikke tilfredsstiller kravene til å leie), må saksbehandler avvise søknaden. Dette gjøres ved å gå inn i selve søknaden og avslå den. Se egen veiledning for Hvordan avslå en søknad.

Booking av ressurser

Et utleieobjekt (en ressurs) kan bookes på to måter:

  1. En tildeling
  2. Et arrangement.

Forklaring:
En tildeling :
– er en gjentakende booking av en aktuell ressurs. Et eksempel: Ressursen «Sal 1» tildeles til et idrettslag hver torsdag kveld (fra kl. 18 til 22) og gjelder hele eller deler av en sesong.
– vises som opptatt i kalenderen.
– kan ikke dobbeltbookes.

Et arrangement :
– er et enkeltarrangement på en bestemt dato og klokkeslett, og vises som opptatt i kalenderen.
– kan ikke dobbeltbookes.
– kan bookes/legges over en tildeling/interntildeling.

Et arrangement vil altså «overta plassen» i kalenderen for aktuell ressurs, f.eks. torsdag 6.februar kl. 19-22. Og dersom det finnes tildelinger eller interntildelinger i aktuelt tidsrom fra før, så må saksbehandler avlyse/kansellere den opprinnelige tildelingen/interntildelingen.

Kategorier: - Søknadsbehandling