Hvordan kansellere/avlyse bookinger på grunn av uforutsette hendelser i et bygg/anlegg?

Noen ganger opplever vi at et bygg/et anlegg (altså en ressursgruppe) som er leid ut ikke kan leies ut på grunn av at noe utforutsett har skjedd. Dette kan for eksempel være at det har kommet en vannlekasje, eller at utleieobjektet (ressursen) har blitt ødelagt og ikke kan brukes. Uansett grunn må innbyggere eller lag/organisasjoner som har fått godkjent en booking (et arrangement eller en tildeling) varsles om at de ikke lengre kan bruke utleieobjektet.
Bruk gjerne kommandoen: BOOKING => SØKNADER => KALENDER-UKEPLAN for å få oversikt over tildelinger og arrangementer på det aktuelle bygget/ anlegget, og som må avlyses/varsles på grunn av den uforutsette situasjonen.

Avlyse/kansellere en tildeling

Måten en tildeling blir kansellert/avlyst på er denne:
Saksbehandler legger inn et arrangement i det tidsrommet som utleieobjektet og/eller ressursgruppen blir utilgjengelig. Det nye «arrangementet» vil da overskrive (ta over tiden) til tildelingen som ligger der fra før. (Det nye arrangementet bør få tittelen «Stengt på grunn av….», se lenger ned på denne siden)
På denne måten får søker (innbygger eller lag/organisasjon) automatisk varsel (via e-post og/eller SMS) om at det er oppstått en situasjon som gjør at tildelingen deres er avlyst og ikke lar seg gjennomføre.

Avlyse/kansellere et arrangement.

Dersom det er godkjent arrangementer på den ressursgruppen som er blitt utilgjengelig for utleie, så må saksbehandler fjerne/slette alle arrangementer som er godkjent i aktuell periode. Saksbehandler må derfor med å gå inn på hver aktuelle søknad og trykke på knappen Avslå søknad for alle arrangementer som er i godkjent i tidsrommet som bygget/anlegget skal være utilgjengelig. Her er selve rutinen for å avlyse/kansellere et arrangement. Velg kommandoen: BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER Her sorterer du i filteret slik at du får arrangementer tilknyttet aktuelt bygg under kolonnen «bygg/anlegg». Bruk gjerne også «Søk»-feltet. Du vil da se alle godkjente arrangement tilhørende dette bygget/anlegget.
Finn de arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal stenges. Klikk på et av arrangementene. Du vil da bli tatt til et nytt skjermbilde som viser deg informasjon om det aktuelle arrangementet. På bunnen av denne siden er det en knapp som heter Tilbake (eller «Attende» på nynorsk). Når du klikker på den knappen blir du tatt til søknaden. Her kan du i bunnen av siden trykke på knappen Avslå søknad hvis du allerede er saksbehandler. Husk å skrive en informativ kommentar til søker.

Hvis du ikke er opprinnelig saksbehandler, må du først bli saksbehandler for søknaden, for deretter å avså søknaden (som over).

Fortsett å avslå søknader (kansellere arrangementer) til du har avslått alle arrangementene som ligger i tidsrommet hvor bygget/anlegget skal være utilgjengelig for utleie. Når dette er gjort, oppretter du et nytt arrangement for å overskrive alle tildelinger slik at de aktuelle lag/organisasjoner/søkere får melding om kanselleringen (se avsnittet «Avlyse/kansellere en tildeling» over). For å opprette et «stengt»-arrangement bruker du kommandoen
BOOKING => SØKNADER

Her klikker du på
Et nytt skjermbilde dukker opp, og du må fylle ut skjemaet på ordinært vis: Fyll ut aktuell informasjon i søknadsskjemaet (egentlig: informasjon om avlysningen/kanselleringen).

Feltnavn	Aksjon /Forklaring
Hvorfor	Informasjon om aktiviteten/arrangementet. Velg fra nedtrekksmenyen. Informasjon om arrangementet er det som vil vises i kalenderen, og du legger derfor her inn den innformasjonen du ønsker skal vises i kalendere. For eksempel: «Stengt grunnet reparasjoner.»
Hvor mange?	Du må angi et estimat av antall deltakere for å kunne sende søknaden./ Nokså irrelevant, men et tall må oppgis.
Hvor	Velg bygg/anlegg for aktiviteten/arrangementet og tilhørende ressurser som skal stenges eller ikke være tilgjengelig.
Når?	Velg dato og klokkeslett for perioden hvor ressursen skal være stengt eller utilgjengelig. Du kan legge til flere datoer ved å klikke på Legg til dato .
Hvem	Selv om ikke dette er et arrangement med deltakere må man velge en målgruppe for å kunne sende inn søknaden.
Kontaktinformasjon	Selv om dette er ikke en ordinær bestilling, så må man oppgi en kontaktperson for «arrangementet».
Ansvarlig søker/ fakturainformasjon	Du må oppgi en person som skal stå ansvarlig for søknaden, oppgi gjerne deg selv.
Juridiske betingelser	Godkjenn de juridiske betingelsene.

Når søknaden er ferdig utfylt sender du den ved å klikke på
Når søknaden er sendt, er det viktig at du husker å gå inn å godkjenne søknaden og opprette et arrangement (i «stengt-perioden»), ellers vil det ikke overskrive eksisterende arrangementer og tildelinger. For å behandle en søknad kan du følge rådene i manualen for Hvordan behandle innkomne søknader?