Saksbehandlere i kommunen har mulighet for å opprette arrangementer, tildeling og interntildelinger uten at det ligger en søknad eller en sesong til grunn. Dette er nyttig dersom det kommer inn henvendelser pr telefon eller en organisasjon behøver bistand til å opprette og endre tildelinger/interntildelinger.

Det er opp til hver enkelt kommune og saksbehandler om de velger å ta i mot slike forespørsler utenom systemet.

Arrangement prioriteres høyere enn faste tildelinger i Aktiv kommune og vil overskrive («trumfe») en dette. Dersom en tildeling blir overskrevet kan det sendes varsel til kontaktperson for tildelingen.


BOOKING => SØKNADER => ARRANGEMENTER.

Velg «Ny» og du kommer over i skjermbilde for opprettelse av arrangement.

Det er viktig å få med
1. Aktiviter
2. Navn på arrangement
3. Arrangør
4. Bygg/anlegg
5. Ressurs(lokalet i bygget som skal leies)
6. Dato/klokkeslett(man kan legge til flere datoer ved å bruke Legg til knappen)
7. Målgruppe
8. Antall deltakere
9. Kontaktinformasjon i form av organisasjonsnummer eller fødselsnummer.

Legg inn resten av informasjonen som er nødvendig og velg «Lagre».

Arrangementet blir opprettet og du kommer over i bildet som viser at arrangementet er opprettet.

Registrering av kontaktinformasjon og fakturainformasjon

Krav til kontaktinformasjon og fakturainformasjon vil variere avhengig av type arrangement. Dersom et arrangementene er i regi av kommunen bør kommunen opprettes som en organisasjon i systemet. For organisasjoner eller enkeltpersoner som søker om enkeltarrangement og skal faktureres legges det inn fakturainformasjon.

Organisasjoner (som i forkant må være lagt inn/registrert i Aktiv kommune) kan velges fra en liste ved å skrive navnet eller organisasjonsnummer under «Organisasjon». Dersom arrangementet registreres av en person endrer man «Organisasjonsnummer» til «Fødselsnummer» og fyller inn informasjonen som kreves.

Det kommer opp varsel dersom arrangementet kommer i konflikt med en booking eller tildeling. Skjema for varsling av kontaktpersonen for den tidligere bookingen ligger lenger nede i skjermbildet.
Kategorier: - Søknadsbehandling