En tildeling er i Aktiv kommune et leieforhold som gjentas regelmessing – vanligvis hver uke innenfor en sesong. Det opprettes vanligvis en sesong for hver ressursgruppe (bygg/anlegg). En sesong har alltid en gyldiget innenfor en fra/til dato, og må også ha minimum en rammetid (ukedag; med fra og til klokkeslett. Er dette ikke på plass, vil systemet raskt melde fra om at tildelingen er «Utenfor angitt sesong/rammetid.»
En sesong kan for eksempel være for vårsemesteret, høstsemesteret eller et helt skoleår, en sommerferie. Saksbehandler står fritt i å definere lengde på sesong og rammetid.
Hvis du leser dette og har ikke opprettet en sesong enda, gjør du det på følgende måte.
1. En ny tildeling opprettes på følgende måte:
Booking – Søknad – Tildeling og klikk på NY
Fyll inn nødvendig info og klikk lagre.
2. Hvis man har faste leietakere hver uke(og mange av dem) kan man legge til flere på en gang i samme uke og kopiere denne uken ut sesongen.
Det gjør man på følgende måte
Booking – Bygg/anlegg – Sesong
Klikk på sesongen du ønsker å tildele tid på. Eks. Stavanger idrettshall 2020/2021
Velg her Ny tildeling og igjen Tildelinger.
Her angir du en organisasjon du ønsker å tildele tid til, hvilken dag og tidspunkt, pris og hvilken ressurs som skal leies.
Gjenta «ny tildeling» på samme eller andre organisasjoner som skal disponere bygget/anlegget til du har en repeterbar ukeplan.
Når du er fornøyd med planen velger du «Kopier til kalender».
Klikk «Forhåndsvisning» for å generere forlag til hvilke tildelinger som lages.
Dersom dette ser greit ut velger du «Lagre».