Hvordan komme i gang med Aktiv kommune?

En saksbehandler i Aktiv kommune skal i hovedsak kunne gjøre følgende oppgaver:

• motta og behandle søknader om leie, herunder:
  • godkjenne søknader som er OK
  • avklare og/eller justere søknader om nødvendig (i dialog med søker)
  • avslå søknader – gitt prioriteringsliste, utleiereglement etc.

• opprette arrangementer og/eller faste tildelinger (og en skjelden gang også interntildelinger) i forbindelse med søknader eller henvendelser
  • bestemme om leieforholdet skal være gratis eller koste noe
  • avgjøre om informasjon tilknyttet arrangementet skal være offentlig tilgjengelig, eller om arrangementet skal være et lukket/privat arrangement

• Avhengig av hvordan din kommune velger å organisere det; så kan det være aktuelt for saksbehandlere å:
  • opprette og beskrive nye leieobjekter (rom, anlegg, utstyr etc),
  • opprette og vedlikeholde sesonger (bestemme rammetid)
  • opprette og vedlikeholde informasjon om lag/organisasjoner; inklusiv:
    • opprette og vedlikeholde delegater i organisasjoner
  • kontrollere eventuelle fakturagrunnlag før de oversendes til økonomisystemet i din kommune

For nye kommuner – bistand til å komme i gang

For at du (som saksbehandler) skal komme i gang med å utføre de oppgaver som er nevnt ovenfor, så tilbyr samarbeidskommunene i Aktiv kommune (Stavanger, Bergen, Ålesund og Øygarden) følgende opplæring og opplæringsmateriell:

1. Stavanger kommune tilbyr en kursdag med opplæring av saksbehandlere. Til dette er det blant annet utarbeidet en powerpoint-presentasjon som dere får tilgang til i etterkant av kurset.
2. Superbruker i din kommune får tilgang til «Aktiv kommune – Brukerforum» sin konto i Teams- (Stavanger inviterer deg som gjest). Superbruker kan klikke her for tilgang til Teams-brukerforumsidene. Dersom din kommune ikke bruker Teams, så vil superbruker likevel kunne få tilgang til denne informasjonen; enten som Teams-gjest (og du benytter «Nettleser»- tilgang i Teams), eller at dere får tilsendt aktuelle dokumenter etter å ha kontaktet Stavanger kommune (Helpdesk : aktiv-kommune@stavanger.kommune.no  )
3. Omtale av de mest brukte saksbehandleroppgaver (nevnt ovenfor) er tilgjengelig som innlegg i via denne nettsiden
4. Du vil via din kommunes superbruker for Aktiv kommune (se superbrukersidene til Aktiv kommune) kunne få tilgang til et nettverk av saksbehandlere/superbrukere (Brukerforum for Aktiv kommune). Denne er i skrivende stund (juli 2020) ikke kommet helt på plass, men vil få sin form i løpet av året.

Før oppstart: Nødvendige forberedelser i systemet

Før selve utleievirksomheten kan starte, må systemet settes opp med nok informasjon. Både superbruker/administrator (se «Aktiv kommune – Brukerforum») og saksbehandler må gjennomføre noen minimumsregistreringer i systemet før systemet kan settes i ordinær produksjon/drift. Dette vil Stavanger kommune kunne hjelpe dere med – eller dere kan kontakte andre superbrukere i andre kommuner.

For saksbehandler er det følgende punkter som må gjennomgås – helst i opplistet rekkefølge. Hvordan dette gjøres er beskrevet i deltalj på Teams-sidene til Aktiv kommune. Her gjengis bare stikkordene av de temaene som er beskrevet på Brukerformumsidene; det vil si hvordan saksbehandler kan legge til og endre:

1. organisasjoner (lag, grupper)
2. aldersgrupper
3. målgrupper
4. aktiviteter
5. ressurskategorier
6. fasiliteter
7. sesong- og rammetider
8. ressursgrupper (bygg/anlegg)
9. utleieobjekter (ressurser)
10. bilder eller dokumenter tilknyttet et utleieobjekt (en ressurs)

Hvordan behandle søknader i Aktiv kommune?

Som saksbehandler kan du ta i mot, behandle og følge opp søknader som kommer inn. De følgende sider forklarer og viser hvordan søknadsbehandlingen foregår:

1. Hvordan behandle innkomne søknader?
   1. Hvordan opprette et arrangement?
   2. Hvordan opprette en tildeling?
   3. Hvordan avslå en søknad?
2. Hvordan kansellere/avlyse bookinger på grunn av uforutsette hendelser i et bygg/anlegg?
3. Hvordan endre en eksisterende tildeling?

Hvordan komme i gang med fakturering?

I Aktiv kommune er det mulighet for å kunne ta betaling for utleie. Flere kommuner tar ikke betaling for utleie i det hele, mens andre kommuner ønsker å ha muligheten for at (noen typer) leietakere/leieforhold må betale for leien.

Prosesskart for søknadsprosessen

Prosesskartet viser hvilke roller (søker/leietaker og saksbehandler) og aktiviteter som inngår i søknadsprosessen (NB! gjelder ikke for automatisk saksbehandling/direkte booking)