Før du tar i bruk Aktiv kommune som saksbehandler, så bør du lese denne brukerveiledningen. Før utleievirksomheten kan starte, må systemet settes opp med nok informasjon. Både superbruker/administrator (se nødvendige forberedelser for superbruker/systemadministrator) og saksbehandler må gjennomføre noen minimumsregistreringer i systemet før systemet kan settes i ordinær produksjon/drift. For saksbehandler er det følgende punkter som må gjennomgås – helst i følgende rekkefølge:
  1. Hvordan legge til ny organisasjon (lag, gruppe)?
  2. Hvordan legge til ny aldersgruppe?
  3. Hvordan legge til ny målgruppe?
  4. Hvordan legge til eller endre ny aktivitet?
  5. Hvordan legge til nye ressurskategorier
  6. Hvordan legge til nye fasiliteter?
  7. Hvordan legge til ny sesong og nye rammetider?
  8. Hvordan legge til ny ressursgruppe (bygg/anlegg)?
  9. Hvordan legge til nytt utleieobjekt (ressurs)?
  10. Hvordan legge til bilde eller dokument tilknyttet et utleieobjekt (en ressurs)?


Hvordan behandle søknader i Aktiv kommune?

Som saksbehandler kan du ta i mot, behandle og følge opp søknader som kommer inn. De følgende sider forklarer og viser hvordan søknadsbehandlingen foregår:
  1. Hvordan behandle innkomne søknader?
    1. Hvordan opprette et arrangement?
    2. Hvordan opprette en tildeling?
    3. Hvordan avslå en søknad?
  2. Hvordan kansellere/avlyse bookinger på grunn av uforutsette hendelser i et bygg/anlegg?
  3. Hvordan endre en eksisterende tildeling?

Hvordan komme i gang med fakturering?

I Aktiv kommune er det mulighet for å kunne ta betaling for utleie (det er ikke påkrevd). Flere kommuner tar ikke betaling for utleie i det hele, mens andre kommuner har ulik praksis for hvem som skal betale, og hvem som ikke skal betale for leie. Ta kontakt med driftsleverandør om du ønsker tips til hvordan betaling/fakturering kan foregå. Følgende sider viser hvordan fakturering settes opp og utføres i systemet:
  1. Hvordan sette opp og endre konteringsdimensjoner for fakturaeksport?
  2. Hvordan opprette konteringsstreng for en vare (ressursgruppe; bygg/anlegg)
  3. Hvordan klargjøre fakturagrunnlag?
  4. Hvordan generere fakturafil til økonomisystem (UBW Økonomi eller Visma)?
Prosesskart for søknadsprosessen kan du se her.
Kategorier: Saksbehandler